Cách làm bảng headcount nhân sự trong Excel theo ngày chốt

Muốn trả lời “Ngày 30/09 có bao nhiêu người?”, bạn cần thống nhất cách tính trước. Bài thực hành này dùng năm hồ sơ giả định, không chứa thông tin cá nhân thật.

1. Ghi rõ quy ước của bài tập

Mỗi mã xuất hiện một lần, tương ứng một người với một giai đoạn làm việc. Người đó được tính khi đã vào làm và chưa qua ngày làm việc cuối cùng tại ngày chốt.

Ở đây, NgayNghi là ngày làm việc cuối cùng và vẫn được tính; để trống nghĩa là chưa có ngày kết thúc được ghi nhận. Cách đặt tên và quy ước của đơn vị bạn có thể khác, nên cần xác nhận trước khi dùng cho báo cáo thật.

Mẫu đơn giản chưa xử lý tái tuyển, lịch sử chuyển phòng hay quy đổi FTE. Phòng ban trong ví dụ không đổi trong suốt giai đoạn làm việc.

2. Tạo bảng mẫu và ngày chốt

Nhập bảng ở A1:D6. Các ngày hiển thị theo ngày/tháng/năm; tạo giá trị ngày bằng DATE, chẳng hạn =DATE(2026,1,12) cho 12/01/2026. Ô ghi “để trống” dưới đây phải thực sự để trống khi nhập.

Chọn A1:D6, dùng Home → Format as Table và xác nhận có tiêu đề. Đặt tên bảng là tblNhanSu tại ô Table Name trong thẻ thiết kế bảng. Tên menu có thể khác đôi chút giữa các phiên bản.

Tại H1 ghi “Ngày chốt”; H2 nhập =DATE(2026,9,30). Định dạng H2 và hai cột ngày theo dd/mm/yyyy.

3. Đánh dấu người được tính

Thêm cột E vào bảng, đặt tiêu đề TinhHC. Nhập công thức tại E2 và kiểm tra công thức được điền cho cả cột:

=IF(AND([@NgayVao]<>"",[@NgayVao]<=$H$2,OR([@NgayNghi]="",[@NgayNghi]>=$H$2)),1,0)

Số 1 nghĩa là được tính; 0 là không được tính. Dấu $ giữ tham chiếu H2 cố định. Công thức yêu cầu ngày đầu vào hợp lệ; ô có chữ “chưa rõ” cần được xử lý trước.

Nếu Excel dùng dấu chấm phẩy ngăn cách đối số, thay các dấu phẩy phân cách bằng dấu chấm phẩy. Kết quả E2:E6 lần lượt là 1, 1, 1, 0, 0.

Tổng và số người theo phòng

Ở một ô ngoài bảng, tính tổng:

=COUNTIF(tblNhanSu[TinhHC],1)

Kết quả: 3 người. Riêng phòng Kinh doanh:

=COUNTIFS(tblNhanSu[PhongBan],"Kinh doanh",tblNhanSu[TinhHC],1)

Kết quả: 2 người. Nhân sự có 1; Vận hành có 0.

4. Đối chiếu trước khi gửi

• HR002 nghỉ đúng ngày chốt nên vẫn được tính theo quy ước đã chọn.
• HR004 vào sau ngày chốt; HR005 đã qua ngày cuối, nên đều không tính.
• Kiểm tra mã trùng, ngày vào thiếu và ngày nghỉ trước ngày vào. Xem checklist làm sạch dữ liệu.
• COUNTIF/COUNTIFS vẫn tính cả dòng bị ẩn hoặc lọc khỏi màn hình; đừng hiểu kết quả là số dòng đang nhìn thấy.

Bài tập: đổi H2 thành =DATE(2026,10,1). Tổng vẫn là 3, nhưng ba mã được tính phải là HR001, HR003, HR004. Đối chiếu danh sách giúp phát hiện lỗi mà chỉ nhìn tổng sẽ bỏ qua.

Học tiếp theo nhu cầu

Nếu chưa quen tham chiếu và điều kiện, đọc lộ trình Excel cho người làm nhân sự. Khi tham khảo trang Khóa học, ưu tiên nội dung có bài thực hành và hướng dẫn kiểm tra kết quả; đối chiếu phiên bản Excel trước khi đăng ký.

Tài liệu Microsoft để tra cứu

• Kết hợp IF, AND và OR.
• COUNTIFS; đếm theo điều kiện với COUNTIF.
• Tham chiếu trong Excel Table; các hàm ngày tháng.
• Dấu phân cách trong công thức.